Warto spróbować

Rozmowa z Marią Kwaśniewicz, zastępcą dyrektora Wydziału Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach

DZ: Po akcesji unijnej polskim firmom miało być łatwiej w sięganiu po zamówienia publiczne w państwach członkowskich i w starcie do przetargów unijnych. Na ile te zapowiedzi się sprawdziły?
Maria Kwaśniewicz: Upłynął zbyt krótki okres czasu, by stwierdzić, że po wejściu do Unii sytuacja dla naszego przedsiębiorcy, który chciałby uzyskać kontrakt na rynkach unijnych, radykalnie się zmieniła. Na pewno jednak przed naszymi firmami otworzyły się nowe możliwości.

Konkurencja do pokonania

DZ: Od czego taka firma może zacząć, jeśli czuje swą moc i potencjał?
MK: Będzie jej łatwiej, jeśli po marcu 2004 r. albo po wejściu naszego kraju do Unii Europejskiej już startowała w Polsce w postępowaniu o zamówienia publiczne. Dlaczego? Ponieważ polskie prawo o zamówieniach publicznych zmieniło się od marca, a niektóre zapisy od maja, czyli od dnia wstąpienia naszego kraju do Unii Europejskiej. To prawo jest w pełni zgodne z ustawodawstwem unijnym. Zatem ktoś, kto przystąpi do procedur w Polsce, będzie wiedział, jakie zasady rządzą w Europie. Co prawda rozstrzygnięcia szczegółowe w każdym kraju są troszkę inne, ale reguły, zasady są wszędzie takie same.
DZ: Jak wiele śląskich firm startowało już w przetargach unijnych czy po unijne zamówienia?
MK: Myślę, że niezbyt wiele.
DZ: Z czego to wynika?
MK: Przetargi unijne - takie, o których nasi przedsiębiorcy mają szansę się dowiedzieć, przeważnie dotyczą dużych zamówień, powyżej popularnie nazywanych, progów unijnych czyli powyżej 5 mln euro, jeśli chodzi o roboty budowlane i 130 tys. euro w przypadku dostaw lub usług. Aby startować o zamówienie takiej wartości, trzeba być firmą dużą, mającą stosowne zaplecze: techniczne, finansowe, organizacyjne, potencjał produkcyjny. Oczywiście nie znaczy to, że takich firm nie ma. Do tego dochodzą problemy wynikające z rozwiązań szczegółowych, obowiązujących w danym kraju. Przedsiębiorca powinien się zdecydować, czy chce się wyspecjalizować w zamówieniach niemieckich, czeskich czy jeszcze innych. Wtedy trzeba dokładnie zapoznać się z ustawodawstwem danego kraju i śledzić lokalne odmiany publikacji o przetargach. W każdym z krajów jest z tym trochę inaczej.
DZ: Jakie korzyści mają przedsiębiorcy z wygranego przetargu?
MK: To jest także szansa na zaprezentowanie się. Poza tym trzeba wziąć pod uwagę, że klasyczne zamówienia publiczne dotyczą tylko sfery publicznej, czyli zamawiających, którzy dysponują pieniędzmi publicznymi. Jednak komercyjne przedsiębiorstwa także bardzo często ogłaszają przetargi według reguł bardzo zbliżonych do zamówień publicznych. W związku z tym ktoś, kto dla jednostki budżetowej wykona coś dobrze, automatycznie jest zauważony także jako potencjalny kontrahent dla biznesu.
DZ: Gdzie przedsiębiorca może się dowiadywać na bieżąco o ogłaszanych przetargach i zamówieniach unijnych?
MK: Może śledzić publikowany codziennie w 20 językach Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej (Official Journal of the European Union). To - podkreślam - dotyczy tylko i wyłącznie postępowań powyżej tzw. unijnych progów wartości. Z kolei w mniejszych postępowaniach każdy kraj ma rodzaj własnego biuletynu i tam można zajrzeć. Natomiast miejscem w Europie uniwersalnym, gdzie można poszukać informacji o wszelkich przetargach, jest SIMAP (Systeme ď Information pour les Marchés Publics czyli System informacyjny Komisji Europejskiej dotyczący zamówień publicznych na jednolitym rynku) http://simap.eu.int.
DZ: W jakich językach jest udostępniony?
MK: Niestety, tu może nastąpić bariera językowa. SIMAP jest dostępny językach tzw. starej unii (przed rozszerzeniem), np.: francuskim czy niemieckim, ale pełna wersja jest tylko po angielsku.
DZ: Pierwsze przetargi mogą być przegrane. W jaki sposób przedsiębiorcy mogą się dowiedzieć, kto i dlaczego ich pokonał?
MK: We wszystkich krajach tego typu informacje są jawne. Zamawiający mają obowiązek podać wszystkich zainteresowanych zamówieniem czy przetargiem bądź publikując w odpowiednim biuletynie unijnym czy krajowym wynik postępowania i kryteria, jakie grały rolę. Można też zajrzeć do dokumentów na temat polskiego postępowania, w którym brały udział firmy unijne. Dzięki temu zobaczymy, z kim przyjdzie nam się zmierzyć.

Konieczne formalności

DZ: Jakie warunki trzeba spełnić, by w ogóle myśleć o starcie do zamówienia czy przetargu unijnego?
MK: Trzeba mieć uregulowaną sytuację prawną - posiadać wpis do Krajowego Rejestru Sądowego czy do ewidencji w gminie i mieć aktualny dokument to stwierdzający. Przepisy określają, jak długo jest on aktualny i trzeba na to zwrócić uwagę, by nie odpaść z przetargu we wstępnej fazie, przy sprawdzaniu dokumentów pod względem formalnym. Podobnie rzecz się ma z zaświadczeniem, że jest się osobą niekaraną - przepisy dokładnie określają, jak ono ma wyglądać, przez kogo ma być wydane i tak jest w każdym kraju. Trzeba udowodnić, że się płaci podatki, czyli niezbędne jest zaświadczenie z urzędu skarbowego. Określony formularz według właściwego wzoru służy też udowodnieniu, że płacone są składki na ubezpieczenie społeczne. Zebranie całej dokumentacji jest warunkiem dopuszczenia do procedury.
DZ: Nasze urzędy nie wydają takich zaświadczeń "od ręki". Ile czasu ma przedsiębiorca na skompletowanie dokumentacji?
MK: W postępowaniach, w których wymaga się takich dokumentów, czas składania oferty wynosi 52 dni. To wystarczający okres, by zebrać niezbędne zaświadczenia. Jeśli jednak ktoś zabierze się do tego na cztery dni przed terminem złożenia dokumentów, to z całą pewnością nie zdąży.
DZ: Polscy przedsiębiorcy, starając się po raz pierwszy o dotację unijną, skarżyli się na biurokrację. Czy będą mieli podobne przeświadczenie starając się o unijne zamówienia i stając w przetargach unijnych?
MK: Te procedury faktycznie są sformalizowane. W starszych krajach unijnych może trochę mniej, w nowych, podobnie jak w Polsce, są zbiurokratyzowane. Wynika to z faktu, że zwłaszcza zamówienia publiczne są podatne na korupcję i na pomówienia o korupcję. Stąd stała presja na jawność postępowania i na udokumentowanie każdego faktu, dlatego rośnie sterta papierów... W niektórych krajach unijnych, zwłaszcza starych, od niektórych wymogów formalnych się odchodzi.

Uniknąć błędów

DZ: Dlaczego nasi przedsiębiorcy przegrywają przetargi?
MK: Niestety, trzeba to powiedzieć wprost: z powodu niechlujstwa, niestaranności. Przejawia się to w niedokładnym czytaniu dokumentów, niedotrzymywaniu terminów, nieskładaniu wszystkich wymaganych dokumentów. Taki oferent jest wykluczony natychmiast z powodów formalnych.
DZ: Jak tego uniknąć?
MK: Jeśli nie rozumiemy czegoś w specyfikacji, należy pytać. Pytać o wszystko, co jest niejasne. Nie bawić się we własne interpretacje, co autor miał na myśli. Być starannym: jeśli należy dokument podpisać, to musimy to zrobić. Skoro zamawiający chce sprzęt z dwiema wtyczkami, to nie oferujmy mu z jedną. Jednym słowem: trzeba być starannym, nie załatwiać niczego na ostatnią chwilę, jak to mamy, niestety, w zwyczaju. Błędy też trafiają się w samej ofercie. Jeśli ktoś zamawia drukarki z tonerem, to napiszmy to w ofercie. Jeśli nie napiszemy, zamawiający może uznać, że drukarka tonera nie ma. Czasem przegrana wynika z niespójności i nieprecyzyjności przepisów. Oferent nie jest jednak bezsilny i ubezwłasnowolniony - zawsze przysługuje mu protest, odwołanie i skarga do sądu.